HiX-migratie in recordtijd: zo deden we een half jaar werk in maar 2 maanden

De HiX-migratie van het Curaçao Medical Center moest in recordtijd gebeuren. Voor het eind van dit jaar moesten alle databases gemigreerd zijn, zonder dat de patiënten er ook maar iets van merkten. Gelukkig hebben we mensen in ons team die dan zeggen: wij hebben scripts ontwikkeld waarmee het nóg sneller kan.

 

Enorme tijdsdruk

‘Voor zo’n database-migratie trekken we het liefst een half jaar uit. Bij het Curaçao Medical Center hadden we maar een paar maanden,’ vertelt Jan-Willem Aikens team lead bij Twintos.  

Het ziekenhuis wilde namelijk voorkomen dat het contract met de oude beheerpartij met 6 maanden verlengd zou worden, wat een flinke financiële besparing zou opleveren. Daarom was de deadline pittig: de hele migratie van 15 databaseservers moest afgerond zijn voor eind 2025. De beschikbare tijd voor ons: 2 maanden. 

Een uitdagend project dus, en dat voor informatie die niet alleen snel maar ook ab-so-luut 100% foutloos en controleerbaar in de nieuwe servers moet komen: patiëntgegevens. Alles van labresultaten tot hartslagmetingen; alles komt terecht in het EPD, het elektronisch patiëntendossier.

Twintos kwam in beeld via Infield, een specialist in infrastructuur en werkplekken met wie we regelmatig samenwerken. Infield kocht de servers in en liet ze verschepen naar Curaçao. In de tussentijd zorgden wij ervoor dat we onmiddellijk startklaar waren zodra de database-servers waren aangesloten op Curaçao.  

Toen kwam er een nieuwe complicatie: het duurde langer voordat de servers op het eiland aankwamen. De 2 weken die we hadden ingepland voor het inrichten van de servers was nu nog maar 1 week.

 

Nieuwe methode om ‘bizar snel’ servers in te richten

Op zo’n moment zijn we extra trots op onze teamleden, die altijd blijven groeien en optimaliseren.

Jan-Willem: ‘Ik dacht: dit wordt aanpoten. Normaal heb je hier de volle 2 weken voor nodig want dit is echt pittig werk. Maar we hadden nog maar net toegang gekregen tot de servers toen onze Job zei: ik ben eigenlijk wel klaar. Hij had in november bij een ander ziekenhuis een volledig geautomatiseerd proces ontwikkeld om alle servers in te richten. Dat heeft hij hier ook toegepast en zo waren er 15 servers ingericht in maar 1 dag tijd. Dat is bizar snel.’

 

De migratiedag zelf

Toen we de servers hadden ingericht en alle andere teams die hieraan werkten hun tests hadden uitgevoerd, was het dan zover – tijd voor de grote migratie. Op donderdag 11 december stonden wij vanaf 06:00 klaar op Twintos HQ in Amersfoort met het team – 2 uur ‘s nachts op Curaçao.

Jan-Willem: ‘uiteindelijk gaat het om die paar minuten. Alles moet zo snel mogelijk en er moet geen enkele fout in zitten. Dat moeten we ook kunnen aantonen, dus terwijl we bezig zijn loggen we wat we doen en bewaren we screenshots. Ondertussen zie je dan al die patiënten voor je op alle afdelingen. Je doet het toch allemaal in de hoop dat zij er niets van merken.’

Annie Pan, junior database engineer, voerde de migratie uit. Jan-Willem: ‘Annie heeft vrijwel zelfstandig en heel minutieus de database opgezet en de migratie gescript onder leiding van Marc, die hier al heel veel ervaring in heeft.’

Zo proberen we het altijd te doen bij Twintos: junior database engineers krijgen al vroeg de kans om mee te draaien op een groot project. We bouwen zekerheid in met het vier-ogenprincipe: of je nou junior of senior bent, een collega kijkt altijd mee bij belangrijke stappen.

Het resultaat: al ons werk verliep volgens plan. Binnen 17 minuten hadden we het volledige EPD verplaatst van de oude leverancier naar de nieuwe infrastructuur.

 

Razendsnel hoogbeschikbaar; de methode die migratie-angst wegneemt

We hebben er ook voor gezorgd dat de HiX-databases al heel snel na de migratie hoogbeschikbaar waren. Hoogbeschikbaarheid houdt in dat alle patiënteninformatie niet op één server staat, maar op meerdere. Als er dan één server kapotgaat, heeft het ziekenhuis direct een andere server beschikbaar waarop alle gegevens tot op de seconde up-to-date zijn.

Geen Single Point of Failure meer
Jan-Willem vertelt waarom het bijzonder is dat alle data direct was gesynchroniseerd: ‘wat je vaak ziet, is dat zo’n grote database naar de hoofdserver wordt gemigreerd, om daarna pas alle informatie te kopiëren naar de secundaire servers. Dat betekent dat je zeker een dag lang alle data op maar één server hebt staan. Zo’n zwakke schakel noemen we ook wel een Single Point of Failure. Als die kapotgaat, heb je niets meer. Heel veel bedrijven durven om die reden pas live te gaan als er minstens 2 kopieën van de data zijn. Het gevolg: een lange downtime tijdens de migratie.’

Daarom gebruiken wij sinds de migratie van het Haaglanden Medisch Centrum een nieuwe methode. We kopiëren de databases tegelijkertijd naar alle nodes van het cluster. Op het moment van migratie brengen we die op de hoofdserver online, en koppelen de secundaire servers direct.

Jan-Willem: ‘dat is wel bijzonder, je ziet het bijna nergens. Het is ook best pittig om voor elkaar te krijgen. Wij hebben er heel veel testtijd in gestoken bij het HMC. Nu doen we het bij alle multi-terabyte database migraties.’

Het mooiste resultaat

En met al die voorbereidingen, al onze tests, onze scripts en protocollen werken we toe naar één doel: dat de patiënten en al het personeel er in feite… Weinig van merken. Het elektronisch patiëntendossier is snel weer online. Verpleegkundigen kunnen patiënten net zo goed verzorgen als altijd. Op de verloskunde-afdeling worden baby’s geboren. Op de Intensive Care blijft de hartmonitor elke hartslag registreren.

Daar doen we het voor. Patiënten veilig, het ziekenhuis opgelucht – en ons team trots. 

 

Migreren zonder zorgen

Als je nu denkt aan de database in jullie organisatie die te groot, te cruciaal voelt om te migreren: neem even contact op.

Twintos migreert, beheert en optimaliseert databases voor organisaties die geen minuut zonder hun data kunnen. Binnenkort ervaren jullie ook die opluchting.