Sommige systemen móeten soepel blijven werken. Zodra er iets hapert, stokt de hele organisatie. Bij pathologielaboratorium Pathan gebeurde precies dat. Zelfs de simpelste acties duurden minutenlang. Het hele lab liep vertraging op. Wij losten het probleem op, en dat deden we door juist niet direct naar de database te kijken.
Elke dag verwerken de laboranten van pathologielaboratorium Pathan tot wel 1.000 weefselmonsters in het Laboratorium Informatiesysteem. Secuur en cruciaal werk, dat bepaalt welke behandeling een patiënt krijgt. Alle informatie moet dan ook snel en feilloos door het laboratorium stromen. Veroorzaakt de database vertraging? Dan wachten patiënten en artsen onnodig lang in onzekerheid.
Stel dat je bij het scannen van elke boodschap telkens minutenlang moet wachten. Dat zouden we allemaal onacceptabel vinden. Zo was de situatie bij Pathan daadwerkelijk.
Dat is precies het scenario waar Pathan mee worstelde. Zo kwamen wij in beeld. Pathan vertelde dat zelfs simpele handelingen als het uitprinten van een label minutenlang duurde – elke keer opnieuw. Alle afdelingen raakten verstopt door de traagheid in de systemen. Dit probleem duurde al een jaar en leidde tot grote frustratie bij het team.
Applicatie werkte bij andere klanten wel
De applicatie waar de laboranten mee werkten, functioneerde bij andere klanten wel goed, vertelde de softwareleverancier. Maar dat zegt op zichzelf weinig, vertelt Edward Dortland, mede-algemeen directeur van Twintos: ‘Pathan is zo groot; daar gaat een performanceprobleem ook meteen exponentieel meer fout.’
Pathan kreeg te horen wat zoveel klanten te horen krijgen: upgraden naar krachtiger servers is de oplossing. Nou is dat in een deel van de gevallen natuurlijk ook zo. Maar die diagnose kun je niet blind stellen, vertelt Edward. En in dit geval bleek het zeker niet het geval te zijn. Edward: ‘Je zou met krachtiger servers wel het aantal handelingen kunnen vergroten. Maar elke handeling op zichzelf zou nog steeds minutenlang in beslag nemen.’
Edward: ‘Stel dat je bij het scannen van je boodschappen telkens minutenlang moet wachten tot de volgende scan. Dan wacht je zo een half uur voordat je kunt afrekenen. Dat zouden we allemaal onacceptabel vinden. Zo was de situatie bij Pathan daadwerkelijk.’
Twintos is gespecialiseerd in database-optimalisatie. Edward vertelt waarom hij dit werk zo graag doet: ‘Je kunt enorm veel verschil maken. Wij gaan echt tot het uiterste om database performance problemen op te lossen, omdat we weten hoe machteloos klanten zich hiermee kunnen voelen. Daarom duiken we diep in de organisatie en gaan we ook het gesprek aan met de softwareleveranciers van onze klanten.’
Als techneut ben je geneigd om direct naar het scherm te kijken. Maar wij willen altijd eerst weten wat de mensen in de organisatie precies doen. Dat stelt ons in staat om veel grotere snelheidswinsten te realiseren.
Het laboratorium in helikopterview
Edward deed dit project met teamlid Marc Bazen. Dook het team bij Pathan direct in de database? Nee. Edward: ‘Als techneut ben je al snel geneigd om direct naar het scherm te kijken. Maar wij kijken veel breder. We willen altijd eerst weten wat de mensen in de organisatie precies doen. Dat vertelt ons namelijk hoe het verkeer naar de database eruit zou moeten zien. Daarna kijken we wat er daadwerkelijk gebeurt. Die helikopterview stelt ons in staat om veel grotere snelheidswinsten te realiseren.’
Reis mee met één weefselmonster
En zo kreeg het team zeldzame toegang tot alle processtappen in een van de grootste pathologielabs van Nederland. Bij Pathan komen dagelijks vele honderden monsters binnen per dag: stukjes weefsel van een patiënt. Laten we één weefselmonster volgen. Het wordt ingeklaard, er komt een sticker op en het gaat in cassettes met andere monsters. Daarna worden er plakjes van gemaakt – ‘slides’. Een laborant onderzoekt de slides. De resultaten gaan naar de patholoog voor beoordeling.
Edward: ‘Toen we al deze stappen hadden gezien, wisten we: het aantal transacties op de database kan per dag niet meer zijn dan een paar duizend.’
En dan nu de werkelijkheid.
Edward: ‘ik vroeg een van de laboranten om een testpotje in te klaren om te zien wat er daadwerkelijk gebeurde in de database.’ Op het scherm verschenen eerst een paar honderd query’s. Toen duizenden. Uiteindelijk stond de teller op 70.000 transacties; voor één potje. En dat terwijl het team per dag tot wel 1.000 monsters onderzoekt. Geen wonder dat de database zwaar overbelast raakte.
Het verschil was echt bizar groot. Waar mensen voorheen minutenlang aan het wachten waren, ging het nu ineens in seconden.
Database-optimalisatie zorgt voor doorbraak
Het laboratorium stevende af op een IT-infarct. Wat was de remedie? Edward: ‘We hebben het gesprek gevoerd met de softwareleverancier en aangetoond dat de applicatie veel efficiënter zou kunnen werken. Deze leverancier heeft daar weinig mee gedaan. Daarom hebben wij ervoor gezorgd dat al die 70.000 query’s op topsnelheid konden functioneren.’
Edward: ‘Dat deden we onder andere door met indexen te werken. Toen we klaar waren, testten we nog eens. Het verschil was echt bizar groot. Handelingen waar mensen voorheen minutenlang op aan het wachten waren, gingen nu ineens in seconden. Een verschil van dag en nacht voor Pathan.’
Dat geeft ons als team nou echt een voldaan gevoel; wij weten hoeveel beter systemen kunnen werken als je de database echt diepgaand optimaliseert. Het is elke keer weer motiverend om die verrassing te zien als klanten het verschil merken. Nu is het weer prettig werken in een van de drukste laboratoria van ons land.
Benieuwd hoeveel potentie er zit in de databases in jouw organisatie? Of het nou gaat om snelheid, efficiëntie of veiligheid; vaak kunnen we al binnen een paar weken een enorme verbetering realiseren.
Mail Edward Dortland, onze managing director.
Of bel ons om te sparren: +31 85 1302910.